Уміння писати e-mail англійською стане в пригоді і на іспитах, і в житті. Листи давно замінили традиційну кореспонденцію: ними спілкуються з друзями й родиною, подають на роботу, залишають скаргу. Нижче - як скласти лист правильно й які фрази тримати під рукою.
Письмо й speaking зручно тренувати на курсі для дорослих; рівень підкаже тест.
Formal vs informal - у чому різниця
Тон залежить від стосунків з адресатом. До друга чи родича можна писати вільно. До керівника, установи чи незнайомої людини безпечніше тримати офіційний стиль.
Різниця - у лексиці. У formal email є сталі формули для привітання, початку й завершення; без slang і скорочень (замість don't пиши do not). У informal усе це дозволено.
Що варто знати перед написанням
Чітка структура
Англійський лист любить порядок: greeting, introduction, body, closing, signature. Кожен блок - окремий абзац; у body може бути кілька абзаців, кожен на одну думку.
Усталені вирази
Є готові формули, щоб привітатися, пояснити мету, запропонувати рішення й чемно попрощатися. Список - далі в статті.
Обов'язковий subject
На відміну від паперового листа, e-mail потребує теми. Люди отримують десятки повідомлень на день: зрозумілий subject економить час адресата й допомагає потім знайти лист у пошуку.
Яких помилок уникати
Не той тон
У formal email уникай:
- акронімів на кшталт IDK, CU, TTYL;
- скорочених форм (I'd like → I would like);
- slang і розмовної лексики.
Хаос у композиції
Мета офіційного листа - ясно передати інформацію, пропозицію чи питання. Чіткі абзаци й доречні формули важливі й на іспиті: безлад коштує балів. Навіть informal на іспиті має бути структурованим.
Немає call to action
Часто ти чекаєш відповіді, файлу чи рішення. В англійському листі очікування зазвичай формулюють у кінці. Без цього композиція виглядає неповною.
Як написати тему
Коротко, по суті, пов'язано з змістом. Приклади:
| English | Українська |
|---|---|
| Friday's meeting cancelled. | П'ятничну зустріч скасовано. |
| Administrative Assistant Job - Marek Kowalski | Заявка на посаду administrative assistant - Marek Kowalski |
| 14th July Meeting Follow Up | Підсумки зустрічі 14 липня |
| Meeting Request - Marek Kowalski | Прохання про зустріч - Marek Kowalski |
Як почати лист
Informal: Dear John, / Hi John, / просто Hi, Hello, або ім'я.
Formal, ім'я невідоме: Dear Sir, / Dear Sir or Madam, / To Whom It May Concern,
Formal, конкретна людина: Dear Mr Brown, / Dear Elizabeth White,
На початку поясни мету; якщо не знайомі - представся.
Formal - початок
| English | Українська |
|---|---|
| I hope this email finds you well. | Сподіваюся, у вас усе гаразд. |
| My name is… | Мене звати… |
| I am writing with regard(s) to… | Пишу у зв'язку з… |
| I am contacting you to… | Звертаюся до вас, щоб… |
| We are writing in connection with… | Пишемо в продовження… |
| I am emailing in reference to… | Пишу щодо… |
| In reply to your e-mail, I would like… | У відповідь на ваш лист хотів(ла) би… |
| With reference to our correspondence, I would like to… | Посилаючись на наше листування, хотів(ла) би… |
| I am writing to you on behalf of… | Пишу від імені… |
| I am writing to enquire about… | Пишу, щоб запитати про… |
Informal - початок
| English | Українська |
|---|---|
| How are you? | Як справи? |
| How's everything? | Що чувати? |
| How are things with you? | Як ти? |
| I hope life's treating you well. | Сподіваюся, у тебе все добре. |
| I hope you are well. | Сподіваюся, ти в порядку. |
| What's new? | Що нового? |
| I was glad to hear from you. | Радий(а), що ти написав(ла). |
Основна частина
Тут - прохання, інформація, запрошення, скарга, вибачення тощо.
Formal - body
| English | Українська |
|---|---|
| Could you please let us know if… | Чи могли б ви повідомити, чи… |
| Would you be so kind as to… | Чи були б ви такі ласкаві… |
| I would be most grateful if you could… | Був(ла) би дуже вдячний(а), якби ви… |
| We would appreciate it if you could… | Були б вдячні, якби ви… |
| Could we possibly arrange a meeting? | Чи могли б ми домовитися про зустріч? |
| Would it be possible for you to send me…? | Чи могли б ви надіслати мені…? |
| We regret to inform you that… | На жаль, повідомляємо, що… |
| We are able to confirm that… | Можемо підтвердити, що… |
| Please be informed that… | Інформуємо, що… |
| Please find the attached file. | У вкладенні - файл. |
| We are interested in… | Нас цікавить… |
| I am writing to express my dissatisfaction with… | Пишу, щоб висловити незадоволення… |
| I would like to draw your attention to… | Хочу звернути вашу увагу на… |
Informal - body
| English | Українська |
|---|---|
| Can I have…? | Можна мені…? |
| Can you tell me more about…? | Можеш розповісти більше про…? |
| Do you know if… | Ти знаєш, чи… |
| I wanted to ask you for a favor. | Хотів(ла) попросити про послугу. |
| I forgot to add one more thing. | Забув(ла) додати ще одне. |
| I would love to hear about… | Хотів(ла) би почути про… |
| When it comes to… | Щодо… |
Як завершити
Formal - closing
| English | Українська |
|---|---|
| I look forward to hearing from you. | Чекаю на вашу відповідь. |
| Should you have any questions, don't hesitate to contact me. | Якщо є питання - пишіть сміливо. |
| Please reply at your earliest convenience. | Будь ласка, дайте відповідь якнайшвидше. |
| Please let me know if I can be of assistance. | Дайте знати, якщо можу чимось допомогти. |
| Please contact me if you need any more information. | Зв'яжіться, якщо потрібна додаткова інформація. |
Informal - closing
| English | Українська |
|---|---|
| Thanks in advance. | Заздалегідь дякую. |
| Write back soon. | Напиши незабаром. |
| See you soon! | До зустрічі! |
| Take care! | Бережи себе! |
| Hope to hear from you soon. | Сподіваюся скоро почути від тебе. |
| Have a nice day! | Гарного дня! |
Підпис formal: Yours faithfully, / Yours sincerely, / Best regards, / Regards, / Respectfully yours,
Підпис informal: Lots of love, / All the best, / Cheers, / Take care, / Talk to you soon,
Ще корисні фрази
| English | Українська |
|---|---|
| Please accept our sincerest apology. | Прийміть наші щирі вибачення. |
| Please accept our apologies for the delay. | Вибачте за затримку. |
| This is an urgent matter. | Це термінова справа. |
| I admit that it was my fault. | Визнаю, що це моя провина. |
| I would appreciate it if you could send me a sample. | Був(ла) би вдячний(а) за зразок. |
| I believe this entitles me to a full refund. | Вважаю, що маю право на повне відшкодування. |
| I hope I will not be forced to take any further action. | Сподіваюся, не доведеться йти далі. |
Приклади листів
Informal
Hi Katy,
How's everything? I've been meaning to write for ages, but never seem to have time for that. I had to revise for the final exams. Fortunately, I've passed all of them and I can deal with more pleasant things now.
Have a look at the photos I'm sending attached. My favourite pic is the one of you and me together, standing on the beach… It really brings the memories flooding back, don't you think?
Anyway, now that I've finished school, I need to decide what to study at university… What about you? Have you got your uni sorted out yet? … By the way, you promised to come and visit us. Do you fancy coming in July?
Lots of love for your family! Write soon!
Formal (заявка на роботу)
Subject: Teaching Assistant Job - Claire Smith
Dear Sir or Madam,
I am writing in response to your advertisement for the post of teaching assistant placed at indeed.com. I have always wanted to work with children and for that reason I believe this post would be a perfect one for me.
My qualifications are well suited to the job. I graduated in Pedagogics from Bristol University three years ago. I also have some experience of teaching, as I worked as a teaching assistant in summer camps for children last year and two years ago…
Please find attached my CV and references from my previous employer. I would be happy to attend an interview at any time that is convenient for you.
I look forward to hearing from you.
Yours faithfully,
Claire Smith
Підсумок
Готуєшся до іспиту - пам'ятай не лише про фрази, а й про абзаци, ліміт слів і тему з завдання. Найкраща гарантія, що writing e-mail стане piece of cake, - міцна англійська. Учи в своєму темпі на курсі Speak Up.