Умение писать e-mail по-английски пригодится и на экзаменах, и в жизни. Письма давно заменили традиционную переписку: ими общаются с друзьями и семьёй, откликаются на работу, оставляют жалобу. Ниже - как составить письмо правильно и какие фразы держать под рукой.
Письмо и speaking удобно тренировать на курсе для взрослых; уровень подскажет тест.
Formal vs informal - в чём разница
Тон зависит от отношений с адресатом. Другу или родственнику можно писать свободно. Руководителю, учреждению или незнакомому человеку безопаснее держать официальный стиль.
Разница - в лексике. В formal email есть устойчивые формулы для приветствия, начала и завершения; без slang и сокращений (вместо don't пиши do not). В informal всё это разрешено.
Что стоит знать перед написанием
Чёткая структура
Английское письмо любит порядок: greeting, introduction, body, closing, signature. Каждый блок - отдельный абзац; в body может быть несколько абзацев, каждый на одну мысль.
Устойчивые выражения
Есть готовые формулы, чтобы поприветствовать, объяснить цель, предложить решение и вежливо попрощаться. Список - дальше в статье.
Обязательный subject
В отличие от бумажного письма, e-mail нуждается в теме. Люди получают десятки сообщений в день: понятный subject экономит время адресата и помогает потом найти письмо в поиске.
Каких ошибок избегать
Не тот тон
В formal email избегай:
- акронимов вроде IDK, CU, TTYL;
- сокращённых форм (I'd like → I would like);
- slang и разговорной лексики.
Хаос в композиции
Цель официального письма - ясно передать информацию, предложение или вопрос. Чёткие абзацы и уместные формулы важны и на экзамене: беспорядок стоит баллов. Даже informal на экзамене должен быть структурированным.
Нет call to action
Часто ты ждёшь ответа, файла или решения. В английском письме ожидания обычно формулируют в конце. Без этого композиция выглядит неполной.
Как написать тему
Коротко, по сути, связано с содержанием. Примеры:
| English | Русский |
|---|---|
| Friday's meeting cancelled. | Пятничную встречу отменили. |
| Administrative Assistant Job - Marek Kowalski | Отклик на должность administrative assistant - Marek Kowalski |
| 14th July Meeting Follow Up | Итоги встречи 14 июля |
| Meeting Request - Marek Kowalski | Просьба о встрече - Marek Kowalski |
Как начать письмо
Informal: Dear John, / Hi John, / просто Hi, Hello, или имя.
Formal, имя неизвестно: Dear Sir, / Dear Sir or Madam, / To Whom It May Concern,
Formal, конкретный человек: Dear Mr Brown, / Dear Elizabeth White,
В начале объясни цель; если не знакомы - представься.
Formal - начало
| English | Русский |
|---|---|
| I hope this email finds you well. | Надеюсь, у вас всё в порядке. |
| My name is… | Меня зовут… |
| I am writing with regard(s) to… | Пишу в связи с… |
| I am contacting you to… | Обращаюсь к вам, чтобы… |
| We are writing in connection with… | Пишем в продолжение… |
| I am emailing in reference to… | Пишу по поводу… |
| In reply to your e-mail, I would like… | В ответ на ваше письмо хотел(а) бы… |
| With reference to our correspondence, I would like to… | Ссылаясь на нашу переписку, хотел(а) бы… |
| I am writing to you on behalf of… | Пишу от имени… |
| I am writing to enquire about… | Пишу, чтобы спросить о… |
Informal - начало
| English | Русский |
|---|---|
| How are you? | Как дела? |
| How's everything? | Что слышно? |
| How are things with you? | Как ты? |
| I hope life's treating you well. | Надеюсь, у тебя всё хорошо. |
| I hope you are well. | Надеюсь, ты в порядке. |
| What's new? | Что нового? |
| I was glad to hear from you. | Рад(а), что ты написал(а). |
Основная часть
Здесь - просьба, информация, приглашение, жалоба, извинение и т.д.
Formal - body
| English | Русский |
|---|---|
| Could you please let us know if… | Не могли бы вы сообщить, … |
| Would you be so kind as to… | Не были бы вы так любезны… |
| I would be most grateful if you could… | Был(а) бы очень благодарен(на), если бы вы… |
| We would appreciate it if you could… | Были бы признательны, если бы вы… |
| Could we possibly arrange a meeting? | Не могли бы мы договориться о встрече? |
| Would it be possible for you to send me…? | Не могли бы вы прислать мне…? |
| We regret to inform you that… | К сожалению, сообщаем, что… |
| We are able to confirm that… | Можем подтвердить, что… |
| Please be informed that… | Информируем, что… |
| Please find the attached file. | Во вложении - файл. |
| We are interested in… | Нас интересует… |
| I am writing to express my dissatisfaction with… | Пишу, чтобы выразить недовольство… |
| I would like to draw your attention to… | Хочу обратить ваше внимание на… |
Informal - body
| English | Русский |
|---|---|
| Can I have…? | Можно мне…? |
| Can you tell me more about…? | Можешь рассказать больше о…? |
| Do you know if… | Ты знаешь, … |
| I wanted to ask you for a favor. | Хотел(а) попросить об одолжении. |
| I forgot to add one more thing. | Забыл(а) добавить ещё одно. |
| I would love to hear about… | Хотел(а) бы услышать о… |
| When it comes to… | Что касается… |
Как завершить
Formal - closing
| English | Русский |
|---|---|
| I look forward to hearing from you. | Жду вашего ответа. |
| Should you have any questions, don't hesitate to contact me. | Если есть вопросы - пишите смело. |
| Please reply at your earliest convenience. | Пожалуйста, ответьте как можно скорее. |
| Please let me know if I can be of assistance. | Дайте знать, если могу чем-то помочь. |
| Please contact me if you need any more information. | Свяжитесь, если нужна дополнительная информация. |
Informal - closing
| English | Русский |
|---|---|
| Thanks in advance. | Заранее спасибо. |
| Write back soon. | Напиши вскоре. |
| See you soon! | До встречи! |
| Take care! | Береги себя! |
| Hope to hear from you soon. | Надеюсь скоро услышать от тебя. |
| Have a nice day! | Хорошего дня! |
Подпись formal: Yours faithfully, / Yours sincerely, / Best regards, / Regards, / Respectfully yours,
Подпись informal: Lots of love, / All the best, / Cheers, / Take care, / Talk to you soon,
Ещё полезные фразы
| English | Русский |
|---|---|
| Please accept our sincerest apology. | Примите наши искренние извинения. |
| Please accept our apologies for the delay. | Извините за задержку. |
| This is an urgent matter. | Это срочное дело. |
| I admit that it was my fault. | Признаю, что это моя вина. |
| I would appreciate it if you could send me a sample. | Был(а) бы благодарен(на) за образец. |
| I believe this entitles me to a full refund. | Считаю, что имею право на полный возврат. |
| I hope I will not be forced to take any further action. | Надеюсь, не придётся идти дальше. |
Примеры писем
Informal
Hi Katy,
How's everything? I've been meaning to write for ages, but never seem to have time for that. I had to revise for the final exams. Fortunately, I've passed all of them and I can deal with more pleasant things now.
Have a look at the photos I'm sending attached. My favourite pic is the one of you and me together, standing on the beach… It really brings the memories flooding back, don't you think?
Anyway, now that I've finished school, I need to decide what to study at university… What about you? Have you got your uni sorted out yet? … By the way, you promised to come and visit us. Do you fancy coming in July?
Lots of love for your family! Write soon!
Formal (отклик на работу)
Subject: Teaching Assistant Job - Claire Smith
Dear Sir or Madam,
I am writing in response to your advertisement for the post of teaching assistant placed at indeed.com. I have always wanted to work with children and for that reason I believe this post would be a perfect one for me.
My qualifications are well suited to the job. I graduated in Pedagogics from Bristol University three years ago. I also have some experience of teaching, as I worked as a teaching assistant in summer camps for children last year and two years ago…
Please find attached my CV and references from my previous employer. I would be happy to attend an interview at any time that is convenient for you.
I look forward to hearing from you.
Yours faithfully,
Claire Smith
Итог
Готовишься к экзамену - помни не только о фразах, но и об абзацах, лимите слов и теме из задания. Лучшая гарантия, что writing e-mail станет piece of cake, - крепкий английский. Учись в своём темпе на курсе Speak Up.